Medarbetarsamtal i förändring

Vad är det som ligger bakom att Ambea väljer att utöka antalet utvecklingssamtal? Pernille Ramirez berättar att de valde att införa tre samtal per år eftersom de ville skapa en mer kontinuerlig och strukturerad dialog mellan chefer och medarbetare. Utveckling, prestation och arbetsmiljö är inget som bör hanteras vid ett enstaka årligt tillfälle – det behöver följas upp löpande. Hon berättar även vidare att de såg flera olika behov av att utöka samtalen. Dels ville de skapa tydligare målstyrning och bättre uppföljning, samt stärka den psykosociala arbetsmiljön genom att säkerställa att frågor om trivsel, arbetsbelastning och samarbete tas upp systematiskt. Genom att sprida ut samtalen över året får de en naturlig rytm för både framåtblickande planering och återkoppling.

En annan viktig aspekt i Ambeas arbete med utvecklingssamtalen är att samtalen har olika fokusområden men hänger ihop som helhet, Pernille Ramirez berättar:

”Det första är ett målsamtal där vi sätter riktningen för året. Här formuleras personliga mål, resultatmål och, där det är relevant, ledarskapsmål. Vi pratar också om arbetsbelastning, trivsel, förväntningar på varandra samt ger utrymme för medarbetaren att ge feedback till sin chef. Vi tar även upp frågor om arbetsmiljö, inklusive om det förekommit kränkande särbehandling eller trakasserier. Det andra är ett uppföljningssamtal några månader senare. Då följer vi upp målen, justerar vid behov och säkerställer att rätt förutsättningar finns för att lyckas. Det tredje är ett återkopplingssamtal i samband med lönesamtalet. Där gör vi en samlad avstämning av året, kopplar prestation till mål och ger tydlig återkoppling.”.

Effekten av tätare utvecklingssamtal anser Ambea skapar trygghet och att medarbetare vet när och hur frågor ska tas upp, chefer får även bättre förutsättningar att agera i tid. I Ambeas uppföljningar, bland annat genom deras teambarometerindex, såg de positiva effekter kopplade till upplevd delaktighet, tydlighet i mål och kvalitet i dialogen med närmaste chef. De upplever också att prestation stärks när målen följs upp löpande i stället för årsvis.

Vi är nu inne i det första kvartalet, en strategiskt viktig period för att påbörja årets medarbetardialoger. Att genomföra samtal tidigt på året, och planera in flera uppföljande tillfällen under året, skapar goda förutsättningar för kontinuerlig utveckling. När mål, förväntningar och prioriteringar tydliggörs tidigt och följs upp löpande stärks både prestation och motivation.

Många organisationer, har som Ambea, rört sig bort från det traditionella årliga utvecklingssamtalet.  I en föränderlig omvärld räcker det inte med en årlig avstämning. Moderna organisationer behöver snabbare återkoppling, större flexibilitet och tätare uppföljning. Pernille Ramirez betonar även att kontinuerlig dialog stärker både prestation och kultur.