Albin Plantin arbetar som Site Manager på Helio Slussen & Hornstull. Det innebär en varierad vardag med personalansvar, ekonomiskt ansvar och att mingla loss bland medlemmarna.

Hos oss har förändringarna inte märkts så mycket eftersom vår kärnverksamhet handlar om relationer och möten mellan människor. Däremot har vi börjat använda AI som ett verktyg för att stärka de sociala sammanhangen, till exempel genom att ta fram underlag och idéer som gör det enklare att bygga gemenskap.

Ja, absolut. Vi har flera bolag som har AI som kärna i sin verksamhet, vissa har till och med med ‘AI’ i företagsnamnet. Men idag använder nästan alla företag AI på något sätt, även om de inte definierar sig som techbolag.

Ja, vi använder det till exempel för att skapa guider, mallar och quiz som underlättar vårt arbete. Men det är fortfarande på en ganska lätt nivå. Vi tror att det kommer användas mer framöver, särskilt på vårt huvudkontor.

Jag tror att det finns en risk att vi människor har mindre behov av att fråga om hjälp eller bolla idéer med varandra, eftersom det är så enkelt att fråga AI i stället. Samtidigt kan det frigöra tid till mer meningsfulla samtal, så länge vi är medvetna om att inte låta tekniken ersätta de mänskliga mötena.

Hos oss finns inte riktigt den oron, eftersom vi arbetar helt socialt. Vår personal finns här för att skapa upplevelser och möten, och det går inte att ersätta med teknik. Vi fokuserar på att vara närvarande, tillgängliga och ge personlig service.

Jag tror inte att folk nödvändigtvis uppskattar fysiska mötesplatser mer på grund av AI, men jag tror att de blir viktigare. Efter pandemin såg vi hur stort behovet av riktiga möten faktiskt var, och när AI blir en större del av arbetslivet tror jag att vi kommer att känna samma sak igen, att det mänskliga mötet är oersättligt.

Ulf Gresté är vd och grundare av B3 Personal AB, verksamt inom bemanning, rekrytering och projektleveranser. Han startade bolaget 2014 tillsammans med Patrik, med målet att förena affärsmässighet med ett personligt arbetssätt. Med över 21 års erfarenhet inom branschen har Ulf haft ledande roller inom försäljning, affärsstyrning och bolagsledning. Idag ansvarar han för företagets strategi och utveckling, med fokus på kvalitet, långsiktiga kundrelationer och effektiva rekryteringsprocesser.

Vi är ett företag som arbetar med bemanning, rekrytering och projekt. Företaget grundades 2014 av mig och Patrik. Jag bidrog med cirka tio års erfarenhet från flera delar av verksamheten, bland annat försäljning, bemanning, rekrytering samt uppdrag som affärschef, vice VD och extern VD. Patrik har över 35 års erfarenhet av projekt inom målning och montage, vilket också lade grunden för vår projektdel.

Vårt fokus ligger på kunder där vi verkligen kan göra skillnad och leverera hög prestation. Samtidigt arbetar vi även med uppdrag där behovet är mer avgränsat, exempelvis när en befintlig kund efterfrågar en enskild resurs.

Fram till oktober 2024 har bemanningsdelen fungerat mycket bra, med starka dialoger och relationer med våra konsulter. Däremot har rekryteringsdelen haft sina utmaningar. Om vi ska vara självkritiska har vi tidigare haft svårt att arbeta tillräckligt processstyrt och att utveckla ett mer strukturerat arbetssätt tillsammans med våra kunder.

Efter en omorganisation i slutet av förra året började vi därför aktivt söka efter en lösning som både vi och våra kunder kunde acceptera. Vi behövde ett system som mötte våra behov på ett modernt och effektivt sätt. Idag har vi hittat ett verktyg med AI-funktioner som kraftigt förenklar administrationen, och vi har även etablerat en komplett processmodell som vi är mycket nöjda med.

Det viktigaste för oss är att snabbt och träffsäkert kunna säkerställa att kandidater uppfyller både nödvändiga och meriterande krav. AI hjälper oss att effektivisera detta arbete.

Utöver det ser vi ett stort värde i att AI även kan stötta oss i att identifiera och formulera de personliga egenskaper som vi och våra kunder efterfrågar, både inom bemanning och rekrytering. Det ger en tydligare och mer professionell helhetsbild av kandidaten tidigt i processen.

För oss är det självklart att det alltid måste finnas en mänsklig kontroll i processen. AI är ett stöd, inte en ersättning. Det personliga bemötandet mot både kunder och kandidater är avgörande och något vi aldrig vill automatisera bort.

En risk med AI är att man blir för tillitsfull och därmed missar detaljer som systemen inte fångar upp. Det finns också en risk att det sociala intrycket av en kandidat går förlorat om man förlitar sig för mycket på automatiserade bedömningar, vilket gör den mänskliga delen särskilt viktig för oss.

Samtidigt ser vi i dagsläget ingen större oro för att kvalificerade kandidater missas på grund av fel nyckelord, eftersom AI-systemet lär sig kontinuerligt och anpassar sig efter hur vi arbetar. På så sätt kan vi utveckla våra processer i linje med våra värdegrunder och successivt förbättra träffsäkerheten i urvalet.

Vår erfarenhet hittills är mycket positiv. Kandidater uppskattar att få snabba, tydliga och transparenta besked om var de befinner sig i processen. Möjligheten att själva boka intervjuer när detta är automatiserat upplevs också som smidig och professionell, vilket stärker vårt arbetsgivarvarumärke.

På sikt ser vi gärna att AI i större utsträckning kan hjälpa oss att identifiera och searcha fram kandidater som inte aktivt söker jobb. Samtidigt är vi ödmjuka inför att vi fortfarande behöver förstå mer av AI:s fulla potential innan vi drar långtgående slutsatser.

Patrik Nordkvist är expert på försäljning, säljledning och tillväxt, och grundare av försäljningsutvecklingsföretaget Försäljningschefen.

Oj, det här är verkligen ett ämne vi skulle kunna prata om i timmar! AI har öppnat helt nya möjligheter i vårt arbete och förändrat hur vi hanterar många vardagliga uppgifter. Ett tydligt exempel är möten, där AI kan föra anteckningar på ett effektivt sätt, vilket gör processen både snabbare och smidigare.

När jag har digitala möten med många deltagare kan det ibland vara svårt att hålla ordning på kommunikationen, men där gör AI verkligen skillnad. Jag har till exempel haft möten med upp till 24 personer där AI har hjälpt till att moderera diskussionen och strukturera samtalet mellan deltagarna.

AI har skapat många nya möjligheter inom vår bransch. Genom att ta över enklare arbetsuppgifter frigör den tid som vi kan lägga på mer kvalificerat och värdeskapande arbete, även om det samtidigt innebär att vissa enklare tjänster påverkas negativt. AI hjälper också till genom att förbereda material, skapa tydliga strukturer och ge underlag som gör det lättare att fatta välgrundade beslut. Dessutom kan AI snabbt sammanfatta stora mängder information, som möten, rapporter eller dokument, vilket både sparar tid och ger en bättre överblick.

Vi använder AI i hela säljprocessen. Det kan handla om allt från att ta fram inlägg och göra research till att kontrollera stavning eller förlänga och korta ner texter. Inför kundmöten använder vi AI för att få stöd i analys och trendspaning, vilket gör att vi kommer in mer förberedda och kan anpassa kommunikationen bättre. Samtidigt är vi försiktiga, vi litar inte blint på AI-baserade analyser.

Det finns både positiva och negativa aspekter. När jag har stora möten och låter AI föra anteckningar, frigörs mer tid för mänsklig interaktion. Förberedelser kan göras snabbare, vilket gör att vi kan fokusera mer på relationer. Men det finns också negativa sidor, jag har exempelvis suttit med tre AI-agenter innan de verkliga deltagarna kom in i mötet, vilket naturligtvis inte är optimalt för relationerna.

Vi försöker möta oron på flera sätt. Dels genom utbildning, jag betonar ofta att de som inte lär sig använda AI riskerar att bli ersatt först, så det är viktigt att hänga med i utvecklingen. På ett mer personligt plan ser jag hur viktigt det är att yngre generationer tar till sig AI. Min son, till exempel, kan använda AI själv och hjälper mig med arbetsuppgifter där AI ingår. Men vi ser också det ur ett större perspektiv: det finns en utmaning i att komma in på arbetsmarknaden idag, och AI förändrar spelplanen för alla.

Jag tror att det grundläggande behovet av att träffas fysiskt kommer att kvarstå. Visst kan det finnas en risk att människor känner sig ensamma när mycket arbete sköts digitalt, men samtidigt frigör AI tid som kan användas till fler och mer meningsfulla möten. Jag tror därför att fysiska träffar fortsätter att vara viktiga, både för samarbetet och för den sociala gemenskapen på arbetsplatsen.

Caroline Edestig Plym, People & HR Advisor på PeopleProvide, delar hur en tydlig befattnings- och lönestruktur kan bidra till både effektivitet och lönsamhet för organisationer.

Hur bidrar strukturerna till bättre personalplanering?

När roller och ansvarsområden är tydligt definierade blir det mycket enklare att identifiera var kompetens saknas eller var resurser inte används. En strukturerad befattningsstruktur gör det möjligt att analysera organisationens kapacitet och planera långsiktigt för förändringar.

På vilket sätt effektiviserar strukturerna rekryteringsarbetet?

En tydlig befattningsstruktur ger HR och chefer ett konkret ramverk för att formulera kravprofiler och göra urval. Kandidater får också en bättre förståelse för rollens innehåll, vilket leder till bättre matchning och högre kvalitet i rekryteringen. När företaget är öppna med löneprinciper uppfattas det som mer transparent, något som är särskilt attraktivt för dagens kandidater.

Hur stöttar strukturerna medarbetarutveckling?

Med tydliga rollnivåer blir det enklare att visa på utvecklingsmöjligheter inom företaget. Chefer får bättre förutsättningar att hålla meningsfulla utvecklingssamtal och sätta mål som ligger i linje med förväntningarna på respektive nivå. Sambandet mellan ansvar, lön och kompetens skapar utveckling, vilket stärker både individens och organisationen.

Vilka effekter har strukturen på produktivitet och ansvarstagande?

När ansvarsfördelningen i organisationen är tydlig minskar risken för dubbelarbete, ineffektivitet och interna konflikter. Det frigör tid och fokus till det som skapar värde. Medarbetare vet vad som förväntas av dem, vilket ökar ansvarstagandet och förbättrar utfallet.

Hur påverkar strukturerna företagets lönsamhet?

En tydlig och rättvis lönestruktur minskar risken för orättvisa löner och onödiga kostnader. När löner kopplas till det värde som faktiskt skapas i verksamheten, stärks lönsamheten. Det blir också lättare att jämföra sig med andra på marknaden och visa att man är en attraktiv arbetsgivare.

Vilken betydelse har detta i relation till EU:s kommande lönetransparensdirektiv?

Från juni 2026 kommer det nya lönetransparensdirektivet att ställa krav på öppen och rättvis lönesättning. Det innebär att löner ska gå att jämföra, vara könsneutrala och motiveras tydligt. För att klara det krävs en tydlig struktur med rättvist värderade roller och ett lönesystem som tål granskning.

Arbetsgivare behöver också visa lönespann i rekryteringar och kunna svara på frågor om löner internt. En tydlig modell blir därför viktig – både för att följa lagen och för att uppfattas som en seriös arbetsgivare.

Vi har pratat med vår kund, Linda Hedén, som berättar hur vår HR-konsult snabbt gav värdefullt stöd till chefer i omorganisationer och arbetsrättsliga frågor. Hon lyfter fram konsultens breda kompetens och hur verktyg och workshops bidragit till utveckling. Samarbetet med PeopleProvide har varit smidigt och professionellt, med snabb återkoppling.

Vad lämnar HR-konsulten efter sig?

Förutom den direkta stöttningen i ärenden, lämnade hon också kvar delar som vi kan bygga vidare på, till exempel workshops och genomgångar som var uppskattade av cheferna.

Vi har kunnat inspireras av hennes arbetssätt och kommunikation. Hon bidrog även med ett tydligt och fokuserat arbetssätt som visade hur man som konsult snabbt kan göra nytta.

Vad kan vi förbättra till nästa uppdrag?

Det enda jag tänker på är att det kanske hade varit bra och hjälpsamt med några fler strukturella frågor i inramningen av uppdraget, exempelvis frågor gällande dokumentation och upplägg vid överlämning. Det är såklart ett delat ansvar mellan kund och PeopleProvide, men som kund hade jag haft hjälp av att få de frågorna redan från början. I övrigt har samarbetet fungerat jättebra, och jag är väldigt nöjd.

Vi har pratat med Jessica Ridderstedt om hur vardagen ser ut ute på uppdrag. Med en stark entreprenöriell kultur, spännande projekt och ett nära samarbete i teamet finns det mycket som bidrar till både trivsel och utveckling.

I intervjun berättar Jessica om hur det är att arbeta med ett globalt HR-initiativ, vilka lärdomar uppdraget har medfört och hur det är att ha PeopleProvide som partner längs vägen.

Vad är det roligaste med uppdraget?

Möjligheten att arbeta med omfattande projekt. Just nu arbetar vi med implementering av ett HR-system som på sikt ska användas globalt. Projektteamet har en central roll i att lägga grunden för den implementering som sedan kommer att genomföras i övriga länder. Det innebär både strategiska och operativa utmaningar vilket gör uppdraget både utvecklande och engagerande.

Finns det något du har lärt dig?

Jag har framför allt utvecklat min förmåga att hantera och samarbeta med olika typer av människor. I en organisation finns alltid en mångfald av personligheter och en viktig insikt har varit vikten av att anpassa min kommunikation och mitt arbetssätt beroende på mottagaren. Denna flexibilitet har stärkt min förmåga att bygga relationer och driva effektiva samarbeten.

När Anders bestämde sig för att lämna sin tjänst som HR-chef, behövde företaget hitta en kvalificerad efterträdare som kunde fortsätta utveckla rollen. Vi är glada över att ha fått möjligheten att stötta Anders genom hela rekryteringsprocessen.

I intervjun berättar Anders om sina erfarenheter av samarbetet med oss, och varför det var avgörande att vi verkligen förstod både hans behov och företagets kultur för att hitta den mest passande kandidaten.

Vad uppskattar ni mest med vårt samarbete?

Det viktigaste i ett rekryteringsuppdrag är att kommunikationen under processen fungerar, och det fungerade jättebra! Exempelvis så hörde ni av er regelbundet om vilka kandidater ni hade på gång. Det presenterades bra kandidater och vi fick löpande information. De kandidater som presenterades hade väldigt hög kunskap vilket jag tycker är viktigt.

Skulle ni rekommendera oss, och i så fall varför?

Ja. Ni hade stor förståelse för rollen, värderingar och kulturen som fanns i företaget. Vi hade löpande dialoger och jag fick känslan av att vi gör denna process tillsammans, vi jobbar tillsammans för att hitta bästa möjliga kandidat.

Vad kan vi förbättra till nästa uppdrag?

Det jag inte visste om är alla de tester som genomfördes på alla kandidater. Jag insåg i efterhand att de var rätt så omfattande. Det är väldigt bra att dessa tester genomförs, men det skulle vara intressant att få veta mer om dem från start.

Har du några tips till andra som köper HR-tjänster?

Man köper ju en tjänst men det handlar jättemycket om de personliga egenskaperna också. Det är lätt att stirra sig blind på erfarenhet, ibland tycker jag att det väger för tungt. Det viktigaste i slutändan är att kandidaten har rätt egenskaper för vad som krävs i rollen, inte bara kompetenser.

När Annelie tog uppdraget som HR-konsult hos en av PeopleProvides kunder inom läkemedelsbranschen, stod organisationen inför en omfattande förändringsresa som berörde hela verksamheten. Vi fick möjlighet att vara med och stötta Annelie genom det här viktiga uppdraget.

I intervjun delar Annelie med sig av sin tid på uppdraget – om utmaningarna, vad hon har lärt sig och hur samarbetet med oss fungerade i praktiken.

Vad var det roligaste med uppdraget?

Att kunna bidra och göra skillnad! Även inspirerande att få leda ett team med fler HR-konsulter som hade olika bakgrunder från PeopleProvide med ett fint driv.

Vad var mest utmanande?

En del förändringar och att anpassa HR-arbetet utifrån organisationens storlek, bolagets riktning och förändring. Mycket arbete med personal – och arbetsmiljö relaterade frågor samt omställning.

Finns det något du har lärt dig?

Jag hade inte tidigare arbetat på ett bolag som lydde under GMP-regelverket (Good Manufacturing Practices) vilket var lärorikt.

Jag har även lärt mig mer om kulturskillnader och hur det är att arbeta som en brygga mellan ett amerikanskt moderbolag och svenska HR-avdelningen.

Låtta arbetar ute på uppdrag i ett litet och sammansvetsat. En viktig del av hennes roll har varit att bidra till att utveckla själva uppdraget genom att identifiera var behoven finns i organisationen.

I intervjun berättar Låtta om hur hon varit med och byggt upp en tydlig struktur för kompetensförsörjning, vilka strategiska utmaningar hon möter och hur PeopleProvide har varit en viktig partner under uppdragets gång.

Vad är det roligaste med uppdraget?

Det roligaste med det här uppdraget är att det är högt och lågt, det handlar om att så för framtiden men också vara nere i myllan och plantera! Det liknar mina tidigare uppdrag som senior chef – där jag har klivit in i bolag som har behov av utveckling eller förändring. Då behöver man rita ut den stora kartan och de stora penseldragen, men sen måste du ner och hantverka, och det tycker jag är kul!

Finns det något du har lärt dig?

Jag har lärt mig mycket om organisationen som jag är på. Den här organisationen trodde jag att jag hade hyfsat koll på men jag har lärt mig väldigt mycket mer om den här branschen.

Jag jobbar även med mycket andra duktiga konsulter som har andra uppdrag, så som analytiker och arkitekter. Jag har lärt mig mycket från dem och fått mer insyn i andra yrken.

Feedback till oss, kan vi stötta bättre på något sätt under uppdragets gång?

Nej det tror jag faktiskt inte, jag har suttit ned med Anna på PeopleProvide och pratat mycket. Jag har även fått bolla idéer mycket med er om hur man förklarar på bästa sätt för uppdragets verksamhet vad de behöver i sin organisation.

Vad är du bäst på?

Jag är bäst på affärsnytta och kultur. Vet att traditionell HR-struktur krävs, men jag fokuserar gärna på affärsnyttan! Mycket inom HR är redan självklarheter. Om man tar bort allt det som ‘redan ska vara på plats’, då blir frågan: Vad är det som verkligen tillför mervärde? Det kan exempelvis vara att se till så man får ut så mycket som möjligt av sin kompetens och att man fattar kloka beslut som bidrar till affärsnytta.

Finns det en koppling mellan krishantering och företagskultur? Svaret är ja, särskilt vid sociala företagsevenemang som julfester. Många glömmer att arbetsmiljöansvaret inte tar paus bara för att det är fest.

Enligt Carina Pålsson, vår beteendevetare och expert inom arbetsrätt och arbetsmiljö, behöver företag vara förberedda på oväntade incidenter även under sociala tillställningar. “Många arbetsgivare inser inte att deras ansvar sträcker sig utanför kontorstid. Det handlar inte om att förbjuda alkohol, utan att ha en tydlig policy och skapa en trygg miljö för alla,” säger Carina. 

Många saknar kunskap om sitt utredningsansvar, vilket kan leda till förvirring och stress om något inträffar. Carina betonar vikten av utbildning och tydliga riktlinjer: chefer måste förstå sitt ansvar och företag behöver skapa en inkluderande och sund festkultur. 

Läs gärna vår FAQ om arbetsmiljö, där vi skriver mer om detta.

1. Tydliga riktlinjer: Skapa en alkoholpolicy som är känd och accepterad av alla.
2. Utbildning av chefer: Ge dem verktyg för att hantera arbetsmiljöansvar även vid sociala evenemang.
3. Öppen kommunikation: Skapa en kultur där det är okej att säga nej och sätta gränser.

Chefer spelar en avgörande roll i att forma festkulturen. Deras beteende sätter tonen för hela gruppen och påverkar normerna. “Det handlar om att skapa en miljö där alla känner sig trygga och ingen pressas till något obekvämt,” säger Carina  

Genom att förbereda sig och sätta tydliga normer kan företag skapa inkluderande och trygga tillställningar som bidrar till en positiv arbetsmiljö – även när det är fest.